Должна ли в учреждении быть инструкция по делопроизводству

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

Должна ли в учреждении быть инструкция по делопроизводству

Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.

Что такое документооборот

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

  • общий — в части деятельности предприятия в целом;
  • кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
  • секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
  • электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2019 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления).

Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг.

Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

  • внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
  • входящие (присланные из внешних структур);
  • исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

Журнал нужно сшить и пронумеровать.

В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Этапы работы по делопроизводству

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.

Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

  • проверка факта правильной доставки до адресата;
  • проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
  • вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
  • проверка целостности входящих, в том числе приложений;
  • уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
  • отметка с присвоением входящего номера.

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.

2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

  • можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
  • осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

  • руководителя учреждения;
  • заместителя руководителя;
  • начальников подразделений и их сотрудников.

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

3. Рассмотрение руководителем:

  • производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
  • наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

4. Обработка, выполнение резолюции.

5. Формирование ответов.

6. Контроль исполнения.

Работа с исходящими включает перечень действий:

  • разрабатываются проекты, оформляются;
  • визируются заинтересованными сотрудниками;
  • проверяются на предмет правильности оформления;
  • регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
  • передаются на отправку;
  • контролируется исполнение.

Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.

Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

  • подготовки проекта;
  • согласования с заинтересованными сотрудниками;
  • направления на проверку правильности формирования;
  • передачи руководителю для подписания;
  • регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
  • контроль исполнения;
  • формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.

Работа с протоколами включает:

  • формирование текста;
  • регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
  • хранение подлинников в делах по месту регистрации;
  • контроль исполнения;
  • направление копий в адрес заинтересованных лиц.

В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.

ГОСТы по делопроизводству

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/instruktsiya-kak-pravilno-organizovat-dokumentooborot-v-byudzhetnoy-organizatsii

Должна ли в учреждении быть инструкция по делопроизводству

Должна ли в учреждении быть инструкция по делопроизводству

Основная цель инструкции — упорядочение создания документов, повышение их качества и сокращение количества, рациональная организация документооборота, совершенствование работы с документами.1.3.

Документы учреждения входят в состав Архивного фонда Чувашской Республики, являются имуществом учреждения; вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, нормативно-методическими документами государственной архивной службы, положением об архиве, уставом (положением) учреждения.1.4.

Настоящая инструкция регламентирует порядок документирования деятельности учреждения, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, приема, учета, хранения и использования документов.1.5. Положения настоящей инструкции распространяются на традиционное делопроизводство.

Должностная инструкция делопроизводителя

Делопроизводитель должен знать: — нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; — основные положения Единой государственной системы делопроизводства; — структуру предприятия и его подразделений; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; — основы организации труда; — правила эксплуатации вычислительной техники; — основы законодательства о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5.

Инструкция по делопроизводству в небольшой организации

Управление документами.

Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами. Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.).

В небольших организациях создание службы нерентабельно, поэтому обычно вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручается секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров.

Как ввести в действие новую Инструкцию по делопроизводству?

Ведь обучение не было проведено, настройки в СЭД не сделаны, необходимые бланки не заказаны и т.п. И все подготовительные мероприятия, необходимые для обеспечения работы с документами в соответствии с новой Инструкцией, заранее готовятся и поэтапно осуществляются.

Например, совместно с отделом кадров и ИТ-подразделением служба делопроизводства:

    проводит обучение ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. В тестовом режиме эти сотрудники работают в заранее настроенных шаблонах, карточках, базах данных и представлениях СЭД в соответствии с правами доступа.

Документооборот.

Требования к оформлению документации

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль.

Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат. Выделяют три вида документопотока:

  1. внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
  2. входящий (поступающий в организацию);
  3. исходящий (направленный из организации);

Работа с документами в организации делится на этапы.

Они следующие: для входящих

  1. обработка, исполнение, подготовка ответов
  2. рассмотрение руководством организации и направление на исполнение
  3. прием и первичная обработка
  4. контроль исполнения
  5. предварительное рассмотрение делопроизводителем
  6. регистрация

для исходящих

  1. разработка, оформление
  2. отправка
  3. регистрация

для внутренних

  1. регистрация
  2. разработка, оформление
  3. контроль исполнения
  4. обработка, исполнение, подготовка ответов

для всех

  1. учет и анализ объемов документооборота.

Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях, организациях, на предприятиях.

Общие положения

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или ОКГУ, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телефонов, счетов в банках, идентификационный номер, адрес электронной почты и др).4.4.

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия.Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (постановления, приказы и др.) оформляются с соответствующим названием.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные по форме документы, оформляются в виде « совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принявшей этот документ.Документы, создаваемые от имени двух или более организации , оформляются без бланка.

Все экземпляры совместных документов, включая приложения должны быть подлинниками, т.е.

Зачем нужна инструкция по делопроизводству

У каждого работника не просто свой взгляд на вещи, но еще и собственный, наработанный годами, опыт, навыки, умения.

Получается, что и представление о форме и содержании одного и того же документа может быть совершенно разным.

Если пустить дело на самотек, то в одной организации будут создаваться бумаги, имеющие различные формы, внешний вид. Люди, сменяя на рабочем месте, станут путаться, терять данные. А ведь любой документ – это не просто бумага с текстом, а и судьба конкретного работника или проекта.

Многие из них должны храниться долгие годы, чтобы человек смог подтвердить факт своего участия в работе предприятия (например, кадровая документация).

Подготовка Инструкции осуществляется в соответствии с действующим законодательством на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства.

Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются:

  1. правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
  2. методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
  3. законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;

Составлением инструкции обычно занимается служба документационного обеспечения при участии архива и юридической службы.

Инструкция по делопроизводству

В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Источник: http://domprava76.ru/dolzhna-li-v-uchrezhdenii-byt-instrukcija-po-deloproizvodstvu-81741/

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, Приказ Росархива от 11 апреля 2018 года №44

Должна ли в учреждении быть инструкция по делопроизводству

В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г.

N 293 “Вопросы Федерального архивного агентства” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.

4034),
приказываю:
Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

Руководитель
А.Н.Артизов

Зарегистрированов Министерстве юстицииРоссийской Федерации17 августа 2015 года,регистрационный N 51922

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

УТВЕРЖДЕНАприказом Федеральногоархивного агентства

от 11 апреля 2018 года N 44

I. Общие положения

1.1.

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.3. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее – организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.6.

Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее – Служба делопроизводства).________________

В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее – делопроизводитель подразделения).

1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.10. служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.________________

Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.

25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст.7344; 2013, N 26, ст.3207; 2013, N 27, ст.3477; 2013, N 30 (Часть I), ст.4084; 2013, N 44, ст.5631; 2013, N 51, ст.

6677; 2013, N 52 (Часть I), ст.6990; 2014, N 45, ст.6154; 2016, N 22, ст.3097; 2017, N 30, ст.4440; 2018, N 1 (Часть I), ст.65).

1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

1.13. В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

1.14. Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее – СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4.

2.7.

Для изготовления документов в организации используются:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.

2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).

Источник: http://docs.cntd.ru/document/542623605

Что нужно знать об инструкции по делопроизводству

Должна ли в учреждении быть инструкция по делопроизводству

Делопроизводство – процесс не из самых простых. Он требует внимательности, аккуратности и знания многих важных аспектов. Большую помощь в данном процессе оказывает инструкция по делопроизводству. Что это такое и можно ли вести делопроизводство без данной инструкции, мы попробуем разобраться вместе.

Итак, начнем с самого начала, с определения.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – это основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации.

Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Наличие тех или иных разделов и сам текст инструкции строго не регламентированы, они составляются с учетом специфики каждой конкретной организации.

Кроме того, иметь инструкцию законодательно обязаны только государственные организации. Коммерческие структуры могут работать без подобного документа, но, как показывает практика, такой подход значительно усложняет и замедляет процесс делопроизводства.

Разработка инструкции по делопроизводству

Основой для составления инструкции по делопроизводству выступают Примерные и Типовые инструкции. Кроме того, инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются:

  • законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела; 
  • правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; 
  • методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Составлением инструкции обычно занимается служба документационного обеспечения при участии архива и юридической службы. Если же в организации нет службы ДОУ, то разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами, или же для ее составления приглашаются сторонние специалисты.

После того, как инструкция составлена и одобрена руководителем организации, ее необходимо утвердить. Утверждается инструкция нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.

), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.

По правилам гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа инструкции и состоит из слова «УТВЕРЖДЕНА», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Утвержденная инструкция должна быть доведена до сведения всех работников организации. В дальнейшем работники службы ДОУ вправе требовать от сотрудников организации работать с документами строго в соответствии с разделами инструкции.

Структура типовой инструкции по делопроизводству

Любой документ, который призван регламентировать те или иные процессы работы, имеет определенные разделы.

Как мы уже отмечали, каждая организация создает свою инструкцию, чтобы она полностью отражала именно их специфику и учитывала все аспекты работы с документами.

При этом, есть Примерные и Типовые инструкции, которые позволяют не пропустить важные составляющие, и создать действительно работающий документ.

Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

Раздел «Общие положения» устанавливает:

  • сферу распространения инструкции (например, инструкция распространяется на все документы организации или только на определенную группу и т.п.);
  • ответственность сотрудников за несоблюдение правил, установленных в инструкции; 
  • подразделение или должностное лицо, отвечающее за единый порядок и организацию работы с документами в организации; 
  • нормативно-методическую базу.

Тематические разделы являются важнейшими: в них прописаны все особенности работы с документами.

Раздел «Правила составления и оформления документов», который определяет:

  • виды и разновидности документов, используемых в работе организации; 
  • общие правила и стандарты подготовки и оформления документов; 
  • правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания; 
  • порядок изготовления и размножения документов; 
  • правила оформления и заверения копий и приложений; 
  • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
  • порядок работы исполнителей с документами.

При необходимости раздел может быть расширен дополнительными пунктами, которые помогут полностью охватить все аспекты работы с документами в конкретной организации.

Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает в себя несколько подразделов:

«Документооборот»:

  • регламентирует порядок приема, обработки, распределения входящей документации, а также порядок подготовки и отправки исходящих документов; 
  • описывает правила транспортировки и передачи документов; 
  • разъясняет правила и порядок учета объема документов.

«Регистрация документов» включает:

  • порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов; 
  • формы и методы регистрации; 
  • правила индексации документов.

«Организация справочной работы» закрепляет:

  • принципы построения информационно-справочной работы в организации; 
  • справочный массив (справочные карточки, электронные базы данных и др.); 
  • технологию информационно- поисковой работы.

«Контроль исполнения документов» устанавливает:

  • категории документов, подлежащих обязательному контролю; 
  • порядок поставки документов на контроль;
  • технологию контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.); 
  • обязанности исполнителей;
  • типовые сроки исполнения документов; 
  • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов; 
  • порядок доклада руководителю об исполнительской дисциплине.

«Оперативное хранение документов» предписывает:

  • правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях организации; 
  • правила оформление дел; 
  • порядок разработки и использования номенклатуры дел; 
  • порядок систематизации и индексации дел; 
  • ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов.

«Подготовка документов к сдаче в архив» включает:

  • порядок проведения экспертизы (отбор документов для хранения и уничтожения); 
  • правила подготовки дел к хранению; 
  • требования к описанию и оформлению дел;
  • порядок передачи дел в архив.

Последний блок инструкции – это приложения, которые содержат справочный материал. Например, образцы бланков организации, примеры заполнения документов, перечень важных сроков, связанных с теми или иными документами. То есть, в конце инструкции дается подробная «шпаргалка», помогающая сотрудникам оперативно найти актуальную информацию для работы со всеми видами документов.

Безусловно, иметь или не иметь инструкцию по делопроизводству в своей организации, решает каждый конкретный руководитель самостоятельно. Наверное, для небольшой компании, документооборот которой ничтожно мал, отсутствие инструкции не будет серьезной проблемой.

Но для крупных организаций инструкция по делопроизводству станет серьезным подспорьем в работе, сократит сроки обработки и поиска документов, приведет в подарок архив. Главное, чтобы это была действительно работающая инструкция, а не созданная «для галочки».

Правильно составленная и доведенная до каждого сотрудника инструкция по делопроизводству позволит свести к минимуму ошибки в работе, а также унифицирует процессы, чем повысит их результативность.

Т.В. Войцехович

Источник: http://naar.ru/articles/chto-nuzhno-znat-ob-instruktcii-po/

Инструкция по делопроизводству 2017 | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Должна ли в учреждении быть инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству относится к группе локальных нормативных актов, составляющих правовую основу деятельности компании. Она полностью отражает процесс работы с документами: от их создания до передачи в архив.

Инструкция, разработанная с учетом потребностей компании, унифицирует делопроизводственные процессы и делает документооборот более эффективным.

В этой статье рассмотрим основные вопросы разработки данного нормативного акта, его содержание и примерную структуру.

Из этой статьи вы узнаете:

  • обязательна ли инструкция по делопроизводству в 2017 году для коммерческой компании?
  • как разработать проект инструкции по делопроизводству?
  • как выглядит структура типовой инструкции по делопроизводству?
  • какие тематические разделы может включать инструкция по делопроизводству?

Инструкция по делопроизводству: обязательна или нет?

Инструкция по делопроизводству — это основной локальный нормативный акт компании, регламентирующий технологию работы со служебной документацией. Тем не менее, она не относится к числу обязательных документов предприятия. Исключением являются только государственные организации. Акт не имеет единой унифицированной формы, а его содержание не регламентируется законодательством.

Несмотря на это, требования Госстандарта обязывают все компании сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства.

Это необходимо для того, чтобы любая организация могла “обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности” (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования).

Кроме того, документирование информации, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации», является обязательным условием ее включения в информационные ресурсы.

Эффективная работа с информацией нуждается в нормативном регламенте. В первую очередь это касается технологических процессов делопроизводства. Документационное обеспечение управления является частью системы управления качеством.

Для того чтобы повысить эффективность административных процессов, необходима рациональная система делопроизводства.

Правила, приемы, процессы создания официальной документации, порядок документооборота, — все эти процессы целесообразно регламентировать и стандартизировать.

Инструкция по делопроизводству относится к разряду локальных нормативных актов. Ее назначение — регламентировать технологии работы с документами в пределах конкретной организации. Инструкцию разрабатывают с учетом специфики сферы деятельности компании, ее документально-информационных процессов. Если это условие выполнено, утверждение инструкции способствует оптимизации делопроизводства.

Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления

Правовой базой для разработки инструкции служат законодательные правовые акты в сфере информации, документации и архивного дела. При его создании можно руководствоваться правилами делопроизводства и методическими рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Как разработать инструкцию по делопроизводству?

Если решение о разработке инструкции по делопроизводству в 2017 году принято, необходимо определить, кому поручить это важное и ответственное задание. Как правило, ее подготовкой занимается служба документационного обеспечения.

В процессе также могут участвовать архив и юридическая служба. Подобное распределение обязанностей характерно для крупных организаций.

Если же в фирме нет службы ДОУ, разработку инструкции поручают ответственному за работу с документами сотруднику.

В целом, в процессе разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

  • сбор и анализ данных;
  • разработка проекта инструкции;
  • согласование и утверждение;
  • внедрение.

Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно

Используя нормативные, методические, информационно-справочные документы компании, а также данные опросов линейных руководителей, необходимо решить, какие виды документов и делопроизводственных процессов будут затронуты в нормативном акте. Для этого целесообразно определить:

  • компетенции руководителей в отношении принятия решений, издания и утверждения документов;
  • виды документов, участвующих в делопроизводстве;
  • используемые типовые бланки;
  • документы, нуждающиеся в заверении печатью организации;
  • регистрационные формы и виды регистрируемой документации;
  • источники входящих документационных потоков;
  • контроль над исполнением документов;
  • хранение служебной документации и передача ее в архив;
  • порядок работы с электронными документами.

Вышеперечисленные сведения служат базой для разработки проекта инструкции. После утверждения руководителем организации или издания соответствующего приказа, нормативный акт вводится в действие.

Инструкцию по делопроизводству необходимо довести до сведения каждого сотрудника.

Если речь идет о крупной компании, целесообразно провести обучение персонала, чтобы разъяснить ее содержание, рассказать о новых правилах работы.

Структура и содержание инструкции по делопроизводству

Нормативно-методические документы межотраслевого действия не регламентируют содержание и структуру инструкции по делопроизводству в 2017 году.

При ее разработке можно руководствоваться примером, приведенным в Методических рекомендациях Института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД): «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации».

Сведения о возможной структуре и положениях можно почерпнуть в обязательных для государственных организаций методических рекомендациях.

Как правило, инструкция по делопроизводству состоит из общих положений, тематических разделов и приложения.

Общие положения разъясняют цель и назначение нормативного акта, его нормативную базу, ответственность за соблюдение инструкции. Этот раздел содержит перечень регламентируемых процессов и документов, определяет вспомогательные нормативные акты, описывает основные принципы делопроизводства. В качестве отдельного раздела может быть приведена расшифровка базовых понятий.

Тематические разделы охватывают полную последовательность делопроизводственных процессов. инструкции по делопроизводству, как правило, состоит из трех основных частей:

Составление и оформление документов

Данный раздел содержит перечень видов документов, используемых в компании для документирования ее деятельности: административной, организационной и информационной. Определяются правила подготовки и оформления документации, порядок ее согласования и утверждения, регламентируется ее изготовление и размножение. Устанавливается порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.

Документооборот и исполнение документов

В этом тематическом разделе инструкции по делопроизводству содержатся положения, регламентирующие технологию документооборота. Чаще всего он состоит из следующих подразделов, отражающих стадии процесса:

  • Документооборот (прием, обработка и распределение входящей корреспонденции; подготовка и отправка исходящих документов; порядок учета);
  • Регистрация (правила индексации; порядок, формы и методы регистрации);
  • Справочная работа (технология информационно-поисковой деятельности, описание справочного массива);
  • Контроль исполнения (методы контроля исполнения, обязанности исполнителей, сроки исполнения служебных документов);
  • Оперативное хранение (хранение документации в структурных подразделениях и службе ДОУ, оформление и систематизация дел, использование номенклатуры дел);
  • Подготовка к архивному хранению (проведение экспертизы;  подготовка к передаче в архив; описание, оформление и передача архивных дел).

Состав вышеперечисленных разделов инструкции по делопроизводству зависит от специфики деятельности компании, условий работы и принятой технологии делопроизводства. В него можно дополнительно включить подразделы, регламентирующие работу с обращениями граждан, использование документов с ограниченной сферой распространения, техническое обеспечение делопроизводства.

Приложения

В приложения к инструкции по делопроизводству включают справочно-иллюстративный материал, содержащий актуальную информацию о работе со всеми видами документации.

К нему относятся утвержденные бланки, перечень нерегистрируемых, утверждаемых и заверяемых документов, формы регистрационных журналов, форма номенклатуры дел. Кроме того, приложения могут включать схемы документальных потоков, примеры оформления и образцы  заполнения, оттиски печатей и штампов.

Первые этапы делопроизводства в организации

Инструкция по делопроизводству — нормативный акт, отражающий весь процесс работы со служебной документацией. Она служит основой рационального документооборота, сокращает сроки обработки и поиска документов, устанавливает правила их хранения.

В случае, когда инструкция составлена с учетом потребностей компании, она способна свести к минимуму типичные ошибки в работе.

Кроме того, данный нормативный акт способствует унификации делопроизводственных процессов и, как следствие, повышает их результативность.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210670-qqq-16-m9-instruktsiya-po-deloproizvodstvu-v-2017-godu

Линия права
Добавить комментарий