Лист согласования проекта куда вставлять

Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

Лист согласования проекта куда вставлять

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

Наша справка

Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование – это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

Внешнее согласование – это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

Вот что говорится в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76:

Извлечение

из Методических рекомендаций

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

[…] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]

Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству.

Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2015/soglasovanie/

Порядок согласования документов

Лист согласования проекта куда вставлять

Путь согласования документов

Сотрудник готовит документ. Если этот документ — ответ, то согласование проекта документа нужно осуществлять с теми отделами, которые указаны в резолюции. Можно добавить другие отделы, если возникла необходимость в ходе подготовки проекта.

Если ваша организация-инициатор документа, то решение, кто будет его согласовывать, принимает сотрудник и начальник его отдела. Решение принимается на основании инструкции по делопроизводству организации, где должны быть прописаны основные моменты согласования документов.

Главные правила согласования документов:

  1. Документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ.
  2. Заместитель руководителя организации, курирующий данный отдел.
  3. Если документ касается финансовых вопросов, то визирует его главный бухгалтер.
  4. Если требуется правовая оценка, то согласовываем документ с юридическим отделом
  5. Последним документ визирует начальник службы делопроизводства. Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз.
  6. Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.

Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты.

Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства.

Виды согласования документов

  1. Внутреннее согласование. То есть документ согласовывается внутри организации. На документе оформляется виза согласования на последнем листе 2 -го экземпляра, если документ уходит из организации и с оборотной стороны 1-го, если остаётся. К распорядительным документам прикладывается лист согласования.

    Начальник финансового отдела

    подпись А. Г. Резникова

    24.04.2015

  2. Для внешнего согласования, то есть, когда документ уходит из организации используют гриф согласования. ГОСТ Р 6.30–2003 разъясняет, что документ может быть согласован должностным лицом или другим документом.

    СОГЛАСОВАНО

    Генеральный директор ООО «Свобода»

    подпись C. А. Красавин

    31 декабря 2013 г.

    или

    СОГЛАСОВАНО

    приказом ОАО «Радость»

    от 01.04.2014 № 01–02/75

На внутренних документах тоже можно использовать гриф согласования. На практике это встречается на докладных и служебных записках.

Сроки согласования документов

Документы согласовывается от 1 до 5 рабочих дней. Это зависит от вида документа и это нужно прописать в инструкции по делопроизводству во избежание конфликтных ситуаций.

На практике документы с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» визируются в день принесения документа на согласование, срок визирования приказов по основной деятельности — не более 5 рабочих дней, по личному составу — не более 2-х рабочих дней. Остальные документы согласовываются в течение 3-х рабочих дней.

Если у кого-либо из визирующих есть замечания к документу, то он согласовывает документ с отметкой «замечания прилагаются».

Замечания прилагаются

Начальник отдела информатизации

подпись Р. С. Баков

09.02.2016

Порядок согласования документов определяется внутри организации. Можно ходить с одним проектом документа от визирующего к визирующему.

Можно распечатать несколько копий, «дать почитать» параллельно нескольким согласовывающим, а потом принести завизировать оригинал.

Можно воспользоваться системой электронного документооборота и отправить документ на согласование в электронном виде. Выберете свой наиболее действенный путь.

Узнайте как согласовать документ в электронном виде>>

“,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2016-01-04T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”https://3.bp.blogspot.com/-mwbLB5Kmv7o/Vv__qHEjVFI/AAAAAAAADTM/5GfYGiMd2600SDCNx5AlYl7yNsjfgRM3Q/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D1%2581%25D0%25BE%25D0%25B3%25D0%25BB%25D0%25B0%25D1%2581%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5%2B%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25BA%25D1%2583%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D1%2582%25D0%25BE%25D0%25B2.png”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2016/04/poryadok-soglasovaniya-documentov.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Главные правила согласования документов. Когда ставится гриф согласования, визы согласования документов с примерами на docdelo.ru..”,”word_count”:425,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2016/04/poryadok-soglasovaniya-documentov.html

Лист согласования проекта куда вставлять

Лист согласования проекта куда вставлять

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 3.20.

Оттиск печати (реквизит 25).

Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.Затем идет основная часть:

  • сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
  • коротко обозначается смысл договора.

Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:

  • порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
  • должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
  • дата согласования;
  • замечания и предложения.

Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.

Лист согласования

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа.

Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих.

И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного). Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации.

Внимание

Левченко Дата При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.

), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.). 3.22.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.

Рекомендуется указывать также код города для убыстрения и упрощения связи. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А.

Жуков 224 45 67 — 095 3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Согласование проектов документов при помощи ms outlook

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. ┌──────────────────────┐ │ Название организации │ │00.00.0000N │ │00 ч 00 мин│ └──────────────────────┘ 3.25.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30) представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в момент подготовки документа.

Важно

Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя.

Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом. Регистрация приказов Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты.

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов). В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.

Основные нюансы при оформлении листа Как листа согласования, так и к его оформлению, никаких особенных критериев не предъявляется. Формировать его можно вручную или на компьютере, на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия.

Главное, что нужно соблюсти: чтобы все подписи были в наличии и в оригинальном виде. Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк листа согласования договора .docСкачать образец листа согласования договора .doc Зачем нужен лист согласования Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, рамочный (т.е. типовой).

Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.д.

Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

На что обратить внимание при составлении листа На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.

Источник: https://advokat-46.ru/list-soglasovaniya-proekta-kuda-vstavlyat/

Согласовано утверждено кто где подпись ставит

Лист согласования проекта куда вставлять

Согласование уточненного варианта текста документа производится, если:

ü изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста);

ü в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям).

Согласование производится:

Ø путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа;

Ø путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи).

После выполнения процедуры согласования проекта документа последний передается ответственным исполнителем на оформление, как правило, в группу техни-ческой подготовки документов. Оформление проекта документа имеет целью:

ü внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования;

ü привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации (деловой корреспонденции).

Оформление проекта документа производится в соответствии с требованиями раздела V Типовой инструкции по делопроизводству и с учетом требований, предъявля-емых указанной инструкцией к конкретным видам документов.

При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков.

Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем.

Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию в отдел делопроизводства.

Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.

После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствую-щим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

Предыдущая56575859606162636465666768697071Следующая

Дата добавления: 2015-11-04; просмотров: 661;

ПОСМОТРЕТЬ ЕЩЕ:

⇐ Предыдущая567891011121314Следующая ⇒

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа.

Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию

В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Состав удостоверения

К составу удостоверения документов относятся реквизиты: подпись, оттиск печати, гриф утверждения документа. В боль­шинстве случаев для удостоверения управленческих документов достаточно наличия в них подписи уполномоченного лица. От­дельные документы дополнительно удостоверяются посредством проставления в них оттиска печати или оформления грифа утверждения.

Вопрос о составе удостоверения документов должен быть рассмотрен и решен в каждой организации. Принятым по дан­ному вопросу решением являются разработанные в организации локальные перечни документов:

· перечень документов, которые издаются (подписываются) руководителем организации;

· перечень документов, которые издаются (подписываются) лицами, наделенными соответствующими полномочиями;

· перечень документов, удостоверяемых оттиском печати;

· перечень документов, подлежащих утверждению.

Названные перечни документов включаются в Инструкцию по делопроизводству.

подпись – это обязательный реквизит документа, без которого ни один документ не считается подлинником (оригиналом). Располагается ниже текста. Наименование должности, подпись, расшифровка. Наименование должности может быть кратким (если документ составлен на бланке организации) и полным (если не на бланке организации, т.е.

нужно написать должность и наименование организации). Обычно подписи располагаются по иерархии. Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением подписи должностного лица.

Использование факсимиле допускается только при согласии сторон или специального нормативного документа (эти требования касаются документов, выходящих за пределы организации, для внутренних документов организация сама определяет порядок использования факсимиле: издается распорядительный документ или эти требования прописываются в инструкции по делопроизводству). Электронно-цифровая подпись — обязательный реквизит цифрового документа, предназначенный для защиты документа от подделки. Этот реквизит получен в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, позволяющего идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить искажения информации в электронном документе. Открытый ключ позволяет прочесть информацию, зашифрованную при помощи закрытого ключа. Существует ФЗ «об электронно-цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ.

Печать – это особый способ удостоверения подлинности документа и подтверждение его юридической силы. Заверение печатью требуют определенные виды документов:

* Документы, подтверждающие права должностных лиц;

* Учредительные документы;

* Документы, удостоверяющие личность;

* Удостоверения, уставы, доверенности, положения, штатные расписания и т.д. + финансовые документы.

Источник: https://laservirta.ru/%D1%81%D0%BE%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D1%81%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%BE-%D1%83%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%B6%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D0%BE-%D0%BA%D1%82%D0%BE-%D0%B3%D0%B4%D0%B5-%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D0%BF/

Лист согласования: виды и правила составления

Лист согласования проекта куда вставлять

Лист согласования составляется в двух случаях: при подготовке организационно-распорядительных документов внутри компании и при разработке проекта договора между двумя компаниями. В статье рассказывается об особенностях и правилах оформления листа согласования.

В каких случаях требуется лист согласования?

Согласование с профильными специалистами сопровождает подготовку каждого организационно-распорядительного документа. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов. Все замечания, сделанные специалистами фиксируются в бланке листа согласования.

Подробнее о том, как правильно согласовывать документы, читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера». Чтобы прочитать статью оформите демодоступ к журналу на 3 дня.

Другая ситуация, когда требуется лист согласования — заключение договоров. Обычно проект договора разрабатывает исполнитель. Он предоставляет другой стороне не окончательный вариант документа, а его проект, которые называют «рамочным» или «типовым» договором.

Скачайте документы по теме:

Этот вариант договора не всегда устраивает контрагента в полном объеме. Замечания могут вызвать способы производства, формы оплаты, сроки поставки и т. д.

В таких ситуациях лист согласования — незаменимый инструмент по совершенствованию договора.

Представитель каждого структурного подразделения, куда проект договора поступает на обсуждение, оставляет на листе свои комментарии, замечания и предложения.

Типы листов согласования

Листы согласования бывают:

  • универсальные;
  • индивидуальные.

Универсальные листы имеют одинаковую структуру и перечень лиц, которые участвуют в согласовании. Индивидуальные разрабатываются специально для каждого конкретного договора и включают список только тех специалистов, которые принимают участие в разработке данного договора.

После согласования со всеми сотрудниками, секретарь вносит в проект договора все необходимые правки и передает договор на рассмотрение второй стороне. Когда соглашение с контрагентом достигнуто, руководитель компании подписывает договор, документ регистрируется и передается на исполнение.

Подробно по процедуре согласования рассказывается в статье «Как правильно согласовать проект документа» в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера». Чтобы прочитать статью оформите демодоступ к журналу на 3 дня.

Кто должен согласовывать документ?

Проект документа готовится по резолюции руководителя. Он должен быть согласован со всеми сотрудниками компании, указанными в резолюции. Проекты служебных документов направляют на согласование всем подразделениям, участвующим в реализации решений, принятых в документе.

Этапы согласования:

  1. Автор (составитель).
  2. Руководитель отдела, отвечающего за разработку проекта.
  3. Заместитель генерального директора, координирующий работу отдела.
  4. Руководители отделов, заинтересованные в принятии решений, которые содержатся в тексте документа. Эти руководители объективно оценивают проект и ставят визы согласования. Все замечания и визы фиксируются в итоговом листе согласования.

Лист согласования представляет собой таблицу следующего вида:

Если вы хотите сделать универсальный лист согласования, то нужно внести всех должностных лиц, которые могут участвовать в согласовании проекта документа. Первыми должны идти те лица, которые утверждают проект любого документа:

  • Руководитель структурного подразделения. Его виза дает старт согласованию любого проекта.
  • Главный бухгалтер отвечает за финансовое обеспечение проекта.
  • Начальник отдела кадров следит за соблюдением норм трудового законодательства.
  • Начальник службы безопасности проверяет благонадежность контрагента, с которым заключается соглашение.
  • Начальник юридического отдела проверяет чистоту сделки и соответствие ее нормам законодательства.
  • Технический директор или начальник производства контролирует соответствие деловой бумаги профилю деятельности компании.

О новых технологиях согласования документов читайте в статье «Переводим согласование документов в электронный вид». в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера». Чтобы прочитать статью оформите демодоступ к журналу на 3 дня.

На заметку

Конкретный состав лиц, согласующих документы, каждая организация определяет самостоятельно.

Служба ДОУ или секретарь проверяют итоговое оформление проекта, следят за соблюдением авторами стилистических норм, правил орфографии и пунктуации.

Секретарь или делопроизводитель отвечают за правильное оформление виз согласования всех отделов, участвующих в разработке проекта. Когда собраны все визы и составлен лист согласования, процесс считается завершенным.

После этого документ передается на подпись генеральному директору.

Перечень документов, которые нужно согласовывать, а также перечень решений, которые выносятся по проекту, закрепите в Положении о ДОУ. В этом же Положении утвердите форму листа согласования.

Еще по этой теме:

  • «Оформляем документы по-новому. Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016»

Как оформляется лист согласования?

1 июля 2018 года вступит в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно новому стандарту внутреннее согласование будет оформляться визой. Виза состоит из следующих элементов:

  • должность визирующего;
  • подпись визирующего;
  • расшифровка подписи;
  • дата согласования.

Рис. 2. Образец визы

Если к документу есть замечания, то виза согласования выглядит следующим образом:

Рис. 3. Образец визы с замечаниями

Сотрудник, осуществляющий визирование, составляет список замечаний на отдельном листе, подписывает его и прикладывает к проекту. После этого отдел, занимающийся разработкой проекта, рассматривает замечания.

Необходимости в повторном визировании нет, если замечания учтены полностью. Повторное визирование нужно в том случае, если после учета замечаний смысл документа изменился.

Когда процедура согласования документа, имеющего замечания, завершена, автор-составитель проекта фиксирует все сделанные изменения в форме листа согласования.

Лист согласования оформляется следующим образом. Вначале документа пишут название структурного подразделения, которое является разработчиком проекта. Далее следует таблица, состоящая из четырех граф:

  • порядковый номер и название отдела, в который поступает проект вместе с листом согласования для ознакомления;
  • должность, ФИО и подпись ответственного лица;
  • дата согласования;
  • замечания и предложения.

К содержанию и оформлению листа согласования не предъявляется особых требований. Он составляется на стандартном листе А4 или на фирменном бланке предприятия. Главное требование к листу — наличие всех согласующих виз и подписей. Удостоверять документ с помощью оттиска печати компании не требуется.

Если подлинник документа, который проходил процедуру согласования, остается в компании, то визы ставятся на обороте последнего листа или на последнем листе под подписью.

Если подлинник документа будет отправлен из компании, то визы ставят на экземплярах документов, которые помещают в дело.

Ниже приведен образец отдельного листа согласования, на котором допускается оформлять визы документа. Такая практика распространена при оформлении распорядительных документов. В случае необходимости, визы могут быть оформлены на каждом листе документа.

Рис. 4. Образец листа согласования к приказу

Согласованию подлежат не только проекты документов, но и проектов договоров. Ниже приведен образец листа согласования договора:

Рис. 5. Образец листа согласования договора

Вывод

Лист согласования составляется в двух случаях: при разработке проекта распорядительного документа и при совместной работе двух сторон над проектом договора. При согласовании документа его текст корректируют на основе замечаний сотрудников, чьей деятельности он касается. В разработке проекта договора лист согласования совершенствует текст соглашения.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211255-list-soglasovaniya-vidy-pravila-18-m4

Внесение изменений в проектную документацию

Лист согласования проекта куда вставлять

Основанием для внесения изменений в проектную документацию являются изменения технических нормативных правовых актов (ТНПА), письмо заказчика, замечания экспертизы.

Работа по внесению изменений вызванных изменением ТНПА оплачивается заказчиком, а работа вызванная наличием ошибок в проектной документации выполняется проектировщиком бесплатно.

Изменения в проектную документацию вносятся в соответствии ТНПА страны в которой проектная документация разрабатывалась ( СТБ 2255-2012 – Беларусь, ГОСТ 21-101-2013 – Россия).

В указанных ТНПА описаны правила внесения изменений в рабочую документацию,  но нет примера. Как следствия возникают вопросы и разные мнения.

Описывать буду в последовательности в которой, как я считаю, процесс внесения изменений занимает наименьшее время.

Два варианта внесения изменений в проектную документацию

Внесение изменений по обоим вариантам начинается с получения у ответственного номера разрешения на внесение изменений в проектную документацию.

  1. Внесение изменений в проектную документацию путем замены листа (лист копируется и заменяется новым, старый лист сдается в архив. )
  2. Внесение изменений в лист проектной документации (изменения вносятся прямо в лист каждого выпущенного комплекта проектной документации, обозначаются флажками).

Жуть как не люблю вносить изменения, процесс нудный и с камеры оборудованной функцией трекинга выглядит так — https://youtu.be/Cz3BNk3K1V0

Внесение изменений в проектную документацию путем замены листа

Замена листа проектной документации выполняется в случае если на листе необходимо вносить много изменений, т.е. замена листа предпочтительнее (с точки зрения расхода времени).

Минус в том, что в случае наличия согласований на листе возникнет необходимость пересогласовывать изменения со специалистами смежных отделов.

ПлюсыМинусы
Меньше трудозатратыПовторное согласование изменений со смежными отделами

Последовательность действий при этом способе внесения изменений

  1. Перед внесением изменений делаем копию заменяемого листа;
  2. Заменяемый лист перечеркиваем;
  3. На заменяемом листе ставим штамп «Аннулирован»;
  4. Основную надпись основного листа заполняем следующим образом:

ИЗМ – номер изменения (в данном случае — 1);КОЛ.УЧ. – отображается количество изменений на листе (номер изменения/кол-во изменений на листе, в данном случае меняется весь лист, соответственно изменение одно — 1.1);ЛИСТ – показываем, что лист заменили, пишем – Зам.;№.ДОК – № разрешения в соответствии с которым вносятся изменения;ПОДПИСЬ – подпись того, кто вносит изменения;ДАТА –  месяц и год, 01.10.

Пример оформления

Лист на удаление Новый лист взамен
Лист на удаление Новый лист взамен
Лист на удаление Новый лист взамен
Лист на удаление Новый лист взамен

Это был первый вариант внесения изменений в проектную документацию, теперь о втором — с более высокими трудозатратами.

Внесение изменений в лист проектной документации

Когда количество изменений на листе не значительно, то может оказаться удобнее внести изменения в лист.

Одно изменение на листе Одно изменение на листе

Заполняем лист общих данных

В ведомости чертежей основного комплекта в графе “Примечание” указывается номер изменения, в скобках отражаем факт того заменен лист (зам.) или изменен (изм.). 

Изменения вносимые в лист «Общих данных» в лист регистрации изменений не вносятся, в основной надписи листа «Общих данных» не отражаются.

На приведенном ниже листе была изменена таблица «Основные показатели автоматической установки пожаротушения», добавлена позиция в «Условные графические обозначения», но в основной надписи изменения не отражены).

Пример листа общих данных Пример листа общих данных

Оформляем лист регистрации изменений

Лист регистрации изменений удобно заполнять в процессе внесения изменений в проектную документацию.

Лист регистрации изменений Разрешение – выданный уполномоченным лицом номер разрешения;Обозначение – шифр проектной документации;Изм. – номер изменения;Лист – номер листа, заменен (зам.) или изменен (изм.); изменения – описываем изменения;Код – цифры 1,2,3 или 4 (для РФ есть ещё – 5).

Значения кодов 1,2,3,4:

  • 1 – введение усовершенствований;
  • 2 – изменение стандартов и норм;
  • 3 – дополнительные требования заказчика;
  • 4 – устранение ошибок;
  • 5 – другие причины (только в РФ);

Статья разъясняющая почему не все ТНПА стоит соблюдать — Перечень действующих ТНПА Республики Беларусь.

По процедуре внесения изменений в проект у меня всё. Теперь принимаю замечания и отвечаю на вопросы.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Источник: https://markevich.by/rabochie-momenty/primer-vneseniya-izmenenij-v-proektnuyu-dokumentaciyu.html

Линия права
Добавить комментарий