Отчет о расходах для возмещения работнику расходов из его личных средств

Компенсация личных денег сотруднику. Документооборот. Бухучет

Отчет о расходах для возмещения работнику расходов из его личных средств
Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы.  Компенсация личных денег сотруднику. Документооборот. Бухучет.

Вопрос: Работник потратил собственные денежные средства на удостоверение нотариусом копий документов. Кассовый чек сдал в бухгалтерию.

В бухгалтерском учете через какой счет 71,73 нужно произвести возврат денежных средств работнику? каким отчетом оформить данную операцию?

Ответ: 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Компенсация личных денег сотрудника

86.66990 (6,8,9)

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Оформить авансовый отчет сотруднику предется в других случаях.

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).*

Подотчетные лица – сотрудники, которым организация выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.*

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Как быть, если…

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Н.Г.Сазонова, эксперт журнала «Упрощенка»

Что предпринять? Выбрать один из вариантов оформления данной операции. Первый — выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя. Второй — приобрести материалы у сотрудника по договору купли-продажи. Делая выбор, принимайте во внимание, на чье имя оформлены документы, подтверждающие расходы: сотрудника или организации.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Ваши сотрудники также могут потратить собственные деньги на нужды фирмы. Поэтому материал актуален для вас в полной мере.

Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали. Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит.

Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое что приходит в голову, — это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету. Но такая операция ничего общего с подотчетом не имеет. И перерасхода тут нет. Такой вывод следует из пункта 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.

2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П). Ведь заранее деньги не выдавались, а подотчетное лицо должно отчитываться именно по полученным деньгам, а не по самостоятельно произведенным покупкам, которые неизвестно, имеют ли какое-то отношение к деятельности фирмы (подробнее об этом — во врезке ниже).

Cоответственно об обычном подотчете здесь речи не идет, а деньги нужно выплачивать по другим основаниям. Возможные способы оформления мы представили в таблице ниже.

Таблица Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей

СпособКакие документы потребуютсяПреимуществоНедостаток
Расходы сотрудника возмещаются на основании распоряжения или приказа руководителя Заявление от работника на возмещение расходов;документы об оплате (кассовые и товарные чеки, платежные поручения);приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов;общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.) Идеально подходит, если «первичка», подтверждающая покупку, оформлена на компанию. Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у работника не появляется налоговая база по НДФЛ Если первичные документы продавцов выписаны на сотрудника, то при возмещении расходов у него возникает налоговая база по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). А фирма в таком случае не сможет признать затраты, поскольку они будут необоснованны (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ)
Заключен договор купли-продажи Письменный договор купли-продажи или акт закупки Подходит на случай, если в подтверждающих расходы документах записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Организация сможет учесть в расходах при УСН суммы, истраченные на покупку Работник самостоятельно исчисляет НДФЛ и сдает в ИФНС декларацию. Доходом сотрудника будет вся сумма по договору купли-продажи, однако ее можно уменьшить на сумму подтвержденных расходов

Способ № 1 Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя

Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ).

И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ).

Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Суть вопроса

Если сотрудник предварительно не получал денежного аванса, истраченные им деньги нельзя проводить как перерасход по авансовому отчету. Это будет нарушением Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением № 373-П.

Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей.

И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ. А у вас не будет проблем со списанием затрат. И сразу после выплаты компенсации вы сможете отнести ее на материальные расходы при «упрощенке» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.

16 НК РФ). С этим согласны и специалисты (см. врезку ниже).

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/85143-kompensatsiya-lichnyh-deneg-sotrudniku-dokumentooborot-buhuchet

Возмещение расходов работнику

Отчет о расходах для возмещения работнику расходов из его личных средств

Источник: журнал «Главбух»

Сайт журнала «Зарплата в учреждении»

Электронный журнал «Зарплата в учреждении»

Статьи по теме

  • Информационная система – основа регламента

Анализ действующих норм

По общему правилу деньги на хозяйственные нужды выдаются сотруднику учреждения по его письменному заявлению, подписанному руководителем Это установлено пунктом 213 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н).

Суммы, выданные сотруднику по такому заявлению, отражаются на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).

Согласно нормам трудового законодательства, при использовании работником с согласия и ведома работодателя в интересах учреждения личного имущества работнику производится возмещение расходов работника, связанных с использованием активов. В случае когда сотрудник использовал свои личные денежные средства на оплату услуг, приобретение товаров, но при этом не получил предварительно аванс на это, работодатель возмещает понесенные им расходы.

Через подотчетное лицо учреждение может внести наличными стоимость имущества (работ, услуг) другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю в сумме, не превышающей предельного размера расчетов наличными деньгами, устанавливаемого Центральным банком РФ.

В настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке составляет 100 тыс. руб. При расчетах с поставщиками и подрядчиками следует учитывать также требования Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Отражение ситуации в бухгалтерском учете

В соответствии с Инструкцией № 157н в целях отражения принятых обязательств перед работником учреждения может применяться как счет 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам», так и счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами».

По мнению чиновников, изложенному в письме Минфина России от 30 сентября 2011 г.

№ 02-06-05/4406, в связи с тем, что в Инструкции № 157н не предусмотрена обязанность отражения расчетов с сотрудником учреждения в указанном случае на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами», не будет ошибкой отражение таких обязательств учреждения на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам».

Учитывая, что в соответствии с пунктом 6 Инструкции № 157н учреждение формирует свою учетную политику исходя из отраслевых или иных особенностей, оно вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить счет, на котором отражаются обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денег под отчет.

Вместе с тем финансовое ведомство обращает внимание, что, согласно Инструкции № 157н, сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах счета 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

Деньги под отчет выдают по распоряжению руководителя учреждения, как правило, на основании письменного заявления получателя, в котором должны содержаться назначение аванса, расчет его размера и срок, на который выдаются деньги.

В заявлении о выдаче сумм под отчет бухгалтер делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам, указывает соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и коды КОСГУ, соответствующие счетам.

Письменное заявление необходимо и в том случае, когда аванс не выдан, а расходы необходимо произвести. Заявление нужно для согласования предстоящих расходов с руководителем учреждения.

Для доказательства того, как израсходованы денежные средства, подотчетное лицо представляет Авансовый отчет ( ф.

0504049 ), на оборотной стороне которого указывает фактически потраченные суммы с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Правила заполнения авансового отчета

Форма авансового отчета и порядок ее заполнения утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Согласно указанному порядку, подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1–6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии бюджетного учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств.

На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7–10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету.

Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение ее в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производится по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Согласно пункту 6 Инструкции № 157н, учреждения в учетной политике должны утвердить правила документооборота учетной информации для отражения в бухучете. Таким образом, необходимо утвердить срок представления авансового отчета. Как правило, он составляет три дня.

Бухгалтерские записи

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале операций по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) (п. 218 Инструкции № 157н).

Операции по счету отражаются в журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам (п. 219 Инструкции № 157н).

Разберем порядок отражения операций по погашению кредиторской задолженности перед сотрудником на примерах.

Пример

Делопроизводитель отдела кадров бюджетного учреждения Иванов И.И. за счет личных денежных средств оплатил услуги по отправке заказной корреспонденции (письма).

Cтоимость услуги составила 320 руб. Иванов представил авансовый отчет с приложением к нему кассовых чеков, реестра отправленной корреспонденции.

Расходы по отправке корреспонденции возмещены работнику из кассы учреждения по факту произведенных расходов (за счет средств субсидии на выполнение государственного задания).

В учетной политике бюджетного учреждения закреплено следующее. Обязательство учреждения в сумме произведенного расхода сотрудником, не получившим предварительно денежных средств, отражается на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Пример

В связи с производственной необходимостью (авария) сотрудник учреждения приобрел материальные запасы на сумму 800 руб. Заявление на выдачу денег под отчет сотрудник не писал. Для целей отражения принятых обязательств перед сотрудником бюджетного учреждения в соответствии с учетной политикой используется счет 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам».

В.Н. Трофимова,

эксперт по бюджетному учету

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/52203-vozmeschenie-rashodov-rabotniku.html

Если работник потратил свои деньги

Отчет о расходах для возмещения работнику расходов из его личных средств

Одна из ситуаций, которая встречается в жизни любого бухгалтера, особенно в небольшой фирме, развивается примерно по такому сценарию.

Директор вызывает вас к себе и торжественно выдает нечто в таком духе: «Леночка, я тут купил для работы «…», стоит «…» руб., оформи все это дело и выдай мне деньги».

Что делать в такой ситуации? Не паникуем, не рвем на себе волосы, а зададим директору несколько уточняющих вопросов:

1. Где была сделана покупка?

2. Сохранились ли подтверждающие документы по покупке?

3. Кто и каким образом будет пользоваться приобретением?

Предположим, что директор был достаточно благоразумен, чтобы сделать покупку в магазине, а не с рук в подземном переходе, какие-то документы у него сохранились, а покупка действительно произведена для нужд компании. Ситуацию, когда директор тратит деньги направо и налево для своих целей за счет средств компании, мы рассматривать здесь не будем, это тема для отдельного, не менее интересного договора.

Подотчет или компенсация затрат

Один из дискуссионных вопросов, который возникает, когда работник, в том числе директор, тратит свои деньги для покупки чего-то для компании, — является ли он в такой ситуации подотчетным лицом или нет? От этого зависит использование одного из счетов бухгалтерского учета для отражения расчетов с работником, составление авансового отчета, а также оформление других документов и расчет налогов.

Единого мнения по этому вопросу нет. Вот несколько точек зрения:

1. Для отражения расчетов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», независимо от того, что формально деньги выдаются  постфактум (самая распространенная точка зрения). Расходы подотчетного лица компенсируются согласно авансовому отчету с приложенными оправдательными документами.

Сразу отметим, что прямого запрета сначала произвести расходы за счет средств сотрудника, потом оформить это авансовым отчетом, отнести в расходы организации и компенсировать затраты работнику, законодательство не содержит.

В бланке авансового отчета предусмотрен случай перерасхода подотчетной суммы. Покупка полностью из личных средств сотрудника может рассматриваться как частный случай такого перерасхода.

2. Поскольку расходы компенсируются после из совершения, деньги под отчет не выдаются, подотчетное лицо отсутствует. Поэтому авансовый отчет не составляется. Для отражения расчетов используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (который однако не корреспондирует по Плану счетов с дебетом счетов 20,23, 25, 26, 44) или счет 76 «Расчет с разными дебиторами и кредиторами».

Действие по договору поручения

Давайте немного подробнее обсудим вторую точку зрения, которая поддерживается нормами гражданского законодательства. Работник делает покупку, рассчитывая, что приобретенным товаром сам пользоваться не будет, а передаст его организации. Также он предполагает, что организация ему возместит произведенные расходы.

Действия сотрудника совпадают по смыслу с действиями поверенного по договору поручения (ст.971 ГК): одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.

Однако разумно предположить, что если такие «неожиданные» траты возникают постоянно, то каждый раз составлять письменный договор поручения, да еще и задним числом, не слишком удачная идея. И здесь уместно вспомнить, что изначально мы вели речь о расходах, которые произвел директор. А он имеет право действовать от имени организации без доверенности, на основании Устава.

Оформление документов

Какие документы вам потребуются для принятия к учету расходов:

1. Локальный нормативный акт (например, приказ), который составляется на каждый год.

В нем определяется перечень сотрудников (ничто не мешает включить туда и директора), которым разрешается тратить свои средства на расходы организации с последующим возмещением расходов.

Также приводится список разрешенных расходов (например, канцелярские товары, средства бытовой химии и др.). В этом приказе уместно утвердить и список работников, имеющих право на получение денежных средств под отчет.

Во исполнение приказа работникам (кроме директора) могут выдаваться доверенности, которыми они будут пользоваться при оформлении первичных документов в процессе покупок.

2. Служебная (объяснительная) записка или отчет о покупке (с формулировкой типа: прошу возместить расходы, понесенные в интересах ООО «…» в сумме … руб.). Если расходы произвел не директор, то на данных документах ставится его виза с решением компенсировать расходы.

3. Авансовый отчет (если вы решите его составлять) и (или) приказ (распоряжение) о выплате компенсации.

4. Документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, накладные и т.п.). Оптимально, если они будут составлены не на работника, а на предприятие.

Налоговые «итоги»

Источник: http://pommp.ru/buhgalterskiy-uchet/esli-rabotnik-potratil-svoi-dengi/

Отчет о расходах для возмещения работнику расходов из его личных средств

Отчет о расходах для возмещения работнику расходов из его личных средств

Учитывая, что в соответствии с пунктом 6 Инструкции № 157н учреждение формирует свою учетную политику исходя из отраслевых или иных особенностей, оно вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить счет, на котором отражаются обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денег под отчет. Вместе с тем финансовое ведомство обращает внимание, что, согласно Инструкции № 157н, сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах счета 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

Внимание

Проводки будут следующие: ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности; ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51) — возмещены расходы работнику.

Способ № 2 Фирма покупает ценности у сотрудника по договору купли-продажи Оформлять договор купли-продажи целесообразно, если в документах, подтверждающих расходы, записано не наименование фирмы, а имя сотрудника.

Вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт.

И расплатиться по нему с сотрудником. Но у данного способа оформления есть один минус — у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ.

Возмещения личных расходов сотруднику

Полагаем, что в данном случае сотрудник не может быть признан подотчетным лицом, поскольку денежные средства для нужд организации ему не выдаются, а происходит лишь возмещение уже понесенных им расходов.

Важно

То есть отчет сотрудника в такой ситуации не может быть признан авансовым.

В то же время российское законодательство не содержит запрета возмещать расходы работника на приобретение материальных ценностей в интересах организации в случае соблюдения норм, установленных законодательством РФ, и надлежащего документального оформления операций.

Напомним, что в соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Компенсация сотруднику за купленные материалы

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:– оплаты командировочных расходов;– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников».

Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными. Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления.

А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Возмещение личных расходов сотруднику

Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Все первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч.

2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (ч.
3 ст. 9

Закона N 402-ФЗ). Таким образом, организация вправе самостоятельно определить порядок документооборота для рассматриваемой ситуации.

Необходимо отметить, что п. 1 ст.

Готовая инструкция для подотчетника

Обоснование Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса 1.Как компенсировать расходы сотруднику, если он приобрел товары для организации за свой счет Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств.

В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п.

6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.). 2.

Можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника Да, можно.

Источник: журнал «Главбух» Сайт журнала «Зарплата в учреждении» Электронный журнал «Зарплата в учреждении» Статьи по теме

  • Информационная система — основа регламента

Анализ действующих норм По общему правилу деньги на хозяйственные нужды выдаются сотруднику учреждения по его письменному заявлению, подписанному руководителем Это установлено пунктом 213 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее –

Инструкция № 157н). Суммы, выданные сотруднику по такому заявлению, отражаются на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п.

212

Инструкции № 157н). Согласно нормам трудового законодательства, при использовании работником с согласия и ведома работодателя в интересах учреждения личного имущества работнику производится возмещение расходов работника, связанных с использованием активов.

Документ На что обратить внимание в документах Товарный чек Чек обязательно должен содержатьп.

2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ:

  • наименование документа и дату его составления;
  • наименование организации-продавца (ф. и. о. предпринимателя);
  • перечень купленных товаров, их количество с указанием измерителя и цены;
  • должность лица, оформившего документ, и его подпись

Документ об оплате, выдаваемый взамен кассового чека Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а также:

  • порядковый номер документа;
  • ИНН продавца;
  • фамилия и инициалы лица, оформившего документ

БСО Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж (если БСО был отпечатан в типографии).

Квитанция к ПКО (унифицированной формы № КО-1) Должны быть заполнены все графы, должна стоять печать, а также оттиск штампа, подтверждающего проведение операции (например, «Оплачено») Справка о покупке или продаже валюты Нужно проверить правильность заполнения паспортных данных.

Печать банка не обязательнап. 4.10 Инструкции ЦБ от 16.09.2010 № 136-И Договор о приобретении товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя В договоре должны быть указаны ф. и. о.

физлица, его паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре купли-продажи — наименование покупаемого товара, в договоре возмездного оказания услуг — вид услуги и сроки ее оказания, в договоре аренды — адрес помещения и срок арендып. 1 ст. 454, ст. 606, п. 3 ст. 607, п. 1 ст.

779 ГК РФ) Расписка физлица-непредпринимателя Должны быть указаны дата ее составления, полученная сумма, ее назначение (ссылка на договор), ф. и. о.

Из статьи журнала «Упрощенка» № 1, Январь 2014 Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Ваши сотрудники также могут потратить собственные деньги на нужды фирмы.

Поэтому материал актуален для вас в полной мере. Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали.

Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит. Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое что приходит в голову, — это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету.

Но такая операция ничего общего с подотчетом не имеет. И перерасхода тут нет. Такой вывод следует из пункта 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П).
За дни командировки в пределах территории РФ работнику выплачиваются суточные в размере 700 руб.

в день, за пределами территории РФ — в размере 2500 руб. в день. Условие о размере суточных за дни командировки можно прописать в положении о командировках или ином локальном нормативном акте 4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ 4.1.

При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы: 1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки; 2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно; 3) на оплату услуг переводчиков. 5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ 5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работникомст. 2, п. 1 ст.

Источник: http://prodam-ooo.ru/otchet-o-rashodah-dlya-vozmeshheniya-rabotniku-rashodov-iz-ego-lichnyh-sredstv/

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Отчет о расходах для возмещения работнику расходов из его личных средств

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним с теми, когда под отчет деньги выдавались.

Когда оформляется авансовый отчет

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

Возмещение расходов по командировке

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

Бухучет возмещения расходов сотруднику

Итоги

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет.

Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП).

В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации.

Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно.

Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг.

Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны.

Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица.

Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.

2010 №  03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками,  читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов.

В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п.

26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки.

Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/vozmewenie_rashodov_sotrudniku_bez_vydachi_podotcheta/

На основании какого документа возмещаем расходы работника на покупку материальных ценностей для организации?

Соответственно, и в рассматриваемой ситуации расходы, осуществляемые работником и связанные с осуществлением деятельности юридического лица, компенсируются организацией после приобретения товаров без выдачи наличных денег под отчет авансом.

Полагаем, что в данном случае сотрудник не может быть признан подотчетным лицом, поскольку денежные средства для нужд организации ему не выдаются, а происходит лишь возмещение уже понесенных им расходов. То есть отчет сотрудника в такой ситуации не может быть признан авансовым.

В то же время российское законодательство не содержит запрета возмещать расходы работника на приобретение материальных ценностей в интересах организации в случае соблюдения норм, установленных законодательством РФ, и надлежащего документального оформления операций.

Напомним, что в соответствии с ч.

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатора); вы платите компенсацию, не учитывая «служебный» пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т.

п.

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организации, ; 4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта).

Компенсация расходов по авансовому отчету

В бухгалтерии бюджетной организации авансовый отчет проверяется на правильность оформления и присутствие бумаг, которые подтверждают затраты, обоснованности затрат денег. На обратной стороне отчета прописываются пункты 7-10, которые содержат данные о затратах, принимаемых компанией к бухучету.Проверенные авансовые отчеты заверяет начальник компании.

Это может быть приказ, в котором описаны особы либо посты, которые могут делать приобретения от лица компании.

Бухучет и отчетность

Полагаем, что в данном случае сотрудник не может быть признан подотчетным лицом, поскольку денежные средства для нужд организации ему не выдаются, а происходит лишь возмещение уже понесенных им расходов.

То есть отчет сотрудника в такой ситуации не может быть признан авансовым.

В то же время российское законодательство не содержит запрета возмещать расходы работника на приобретение материальных ценностей в интересах организации в случае соблюдения норм, установленных законодательством РФ, и надлежащего документального оформления операций.

Напомним, что в соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Как возместить расходы сотруднику, если деньги под отчет не выдавались?

Или перечислением денежных средств на карточку сотрудника: раздел Банк и касса – Банк – Платежные поручения.

  1. вид операции – Прочее списание.

Для проверки взаиморасчетов с сотрудником необходимо сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Приобретение товаров (работ, услуг) организацией с оплатой из личных средств работников может иметь проблемы:

  1. при отсутствии договора
  2. приобретение может быть рассмотрено налоговыми органами как расходы, понесенные в пользу работников с доначислением НДФЛ ( и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);

Методические рекомендации о порядке представления страхователями отчетности по использованию сумм финансирового обеспечения предупредительных мер

Настоящие Методические рекомендации не являются нормативным актом, регулирующим взаимоотношения между страхователями и Фондом по вопросам представления отчетности об использовании сумм финансового обеспечения предупредительных мер.

Методические рекомендации разъясняют страхователям применение Порядка и иных нормативных актов, используемых территориальным органом Фонда при рассмотрении документов страхователей о произведенных ими расходах.

Личные расходы в интересах компании.

Как возместить

220073, г.Минск, пер. 1-ый Загородный, д.20 Елена Доморад Вопрос: На белорусской станции техобслуживания водитель организации заплатил личными деньгами за шиномонтаж автомобиля, принадлежащего организации. В какие сроки организация должна возместить водителю расходы?

Ответ: Вернуть водителю потраченные личные средства можно как сразу после представления им авансового отчета, так и позже.

Деньги выплачиваются наличными через кассу организации или с согласия сотрудника перечисляются на его счет. Обоснование: Сотрудник организации может использовать в ее интересах личные деньги для приобретения товаров (работ, услуг).

Чтобы организация вернула ему потраченную сумму, он обязан сдать в бухгалтерию отчет об израсходовании денежных средств, причем не позднее : — 3 рабочих дней, следующих за днем приобретения товаров (работ, услуг), — при оплате наличными; — 15 рабочих дней, следующих за днем приобретения товаров (работ, услуг), — при использовании личной карточки или частично наличных и частично личной карточки. К отчету должны прилагаться документы, подтверждающие расходы по приобретению товаров (работ, услуг). Конкретных сроков для возврата потраченных работником личных средств нет.

Однако организация может установить их в локальном нормативном правовом акте .

Итак, если водитель потратил собственные средства на шиномонтаж в интересах организации, деньги ему вернут. Но после того, как он сдаст отчет об их израсходовании.

Источник: http://ros-trud.ru/otchet-o-rashodah-dlja-vozmeschenija-rabotniku-rashodov-iz-ego-lichnyh-sredstv-67493/

Перерасход по авансовому отчету

Отчет о расходах для возмещения работнику расходов из его личных средств

1.Канцелярия и прочие хозяйственные нужды компании (тряпки, швабры, вода, чай, лампочки, кружки и т.д.), конечно, если в аренде или в собственности организации есть помещение.Не являются нуждами компании: алкоголь, курительные смеси, сыр Дор Блю, пармская ветчина, яйца Фаберже, святой Грааль и пр.2.Рекламная продукция и раздаточный материал (визитки, листовки, таблички и пр.

), если их стоимость < 100 тыс. руб. Если больше, рекомендую заключить договор с контрагентом и оплатить безналом по выставленному счету.Сомнительными для целей налогообложения будут: билеты на концерт Мадонны, стационарное шоу в Токио цирка Дю Солей и пр.3. Мебель и офисная техника (столы, стулья, принтеры, сканеры, телефоны и т.п.), опять же у вас должен быть офис и сотрудники.

Расчеты с контрагентом по одному договору за наличные деньги ограничен действующим законодательством в размере 100 тыс. руб., т.е. при сумме > 100 тыс. руб. по одному договору – платим с расчетного счета.4.

Сотовая связь и мобильный интернет (телефон директора, менеджера, водителя, логиста и других сотрудников, деятельность которых носит разъездной характер или в связи с особенностями работы требует много времени проводить в телефонных разговорах, также командированные сотрудники, не имеющие доступа к стационарной связи и локальной сети интернет).

Не являются обоснованными расходы на сотовую связь родственников, знакомых, если они конечно не являются сотрудниками данного предприятия (аналогично уборщица, дворник и пр. персонал).5. Бензин и запасные части для автомобилей, конечно если в аренде или собственности компании есть транспортные средства.

Водители обязаны заполнять путевые листы расходования бензина или дизельного топлива по утвержденным в организации нормам.Личные поездки в пределах одного населенного пункта считаются необоснованными расходами, также как поездки в выходные и праздничные дни, если это не обусловлено спецификой деятельности организации.6.

Приобретение сырья, материалов или товаров для последующей продажи (разовые закупки, носящие не систематический характер).Однако, нужно обязательно помнить, что в РФ разрешены расчеты между юр. Лицами в наличной форме по одному договору не превышающие 100 тыс. руб. Иначе организации может грозить штраф от 40 до 50 тыс. руб.7.

Обучающие семинары для персонала компании, тематические консультации, открытые столы и т.п.Подходит для штатных сотрудников и оформляется при наличии подтверждающих оплату документов (договор, акт, кассовый чек, товарный чек, квитанция и пр.).8. Деловые встречи и поездки (авиа и жд билеты, гостиницы, культурные мероприятия, такси, деловые обеды и ужины). В т.ч. заграничные поездки, если это обусловлено спецификой деятельности (например, расширение партнерской сети).

Подходит организациям на ОСНО и нормируются в размере 4% от фонда оплаты труда.

Сроки возврата сумм по авансовому отчету

Не принимаются к расходам: алкоголь, курительные смеси и т.п.9. Строительные материалы и ремонт помещения.Данный пункт достаточно щепетильный и требует высокой квалификации бухгалтерского состава.

Для правильного документального оформления, а также во избежание финансовых, административных и прочих рисков лучше обратиться к специалисту.10.

Прочее (сувенирная продукция, спецодежда, подарки сотрудникам и клиентам к памятным датам, цветы, декоративные украшения, собаки на охраняемую территорию и пр.)

Все затраты организации должны быть обоснованы и документально подтверждены, это также касается расходов по корпоративной карте.

Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие — «под отчет»).

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

На предприятии должен быть утвержден приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:— перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;— требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов;— срок, на который выдаются подотчетные суммы;

— порядок предоставления и утверждения авансовых отчетов.

Анастасия Гончарова (аудитор), для Центра бизнес решений «Финансист»

Вернуться к анонсам новостей >>

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Источник: https://ecoafisha.ru/pererashod-po-avansovomu-otchetu/

Линия права
Добавить комментарий