Приказ об уничтожении бухгалтерских документов образец

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Приказ об уничтожении бухгалтерских документов образец

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unichtozhenie_dokumentov_s_istekshimi_srokami_hraneniya_akt/

Приказ об уничтожении бухгалтерских документов образец

Приказ об уничтожении бухгалтерских документов образец

Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения. Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (). Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения.

Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно.

Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем ().

Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя. В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.

Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме. При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.

6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

  1. Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).
  2. Хищение бумаг;
  3. Порча документации в результате возгорания или затопления;

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена.

Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе. Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа.

Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Как оформить Акт и приказ на уничтожение «первички»

Утвердить ее достаточно приказом руководителя. В составе этой комиссии непременно должен быть человек, ответственный за архив.

Пример­ное положение о постоянно действующей экспертной комиссии уч­реждения, организации, предприятия утверждено приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.Какие докумен­ты оформлятьКомиссия экспертов определяет, какие из документов с истекшим сроком хранения можно уничтожить, и фиксирует их в актах о вы­делении к уничтожению.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен.

Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения.

Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2019 году: Год завершения в делопроизводстве Срок хранения 1941 75 лет 1971 45 лет 2006 10 лет 2011 5 лет 2013 3 года 2015 1 год Сразу выделить документы на уничтожение невозможно.

Как составляется акт списания документов: 5 основных способов

Обычно это время наступает к 1 января нового календарного года.Также к другим причинам составления акта списания относится:

  1. кража бумаг компании, которая должна быть официально зарегистрирована;
  2. форс-мажорные обстоятельства, а именно воздействие различных природных стихий.
  3. значительное повреждение документов, причем оно может возникнуть в результате пожара, потопа или иных чрезвычайных ситуаций, на которые никаким образом не могли повлиять работники организации;

Важно!

Любая причина должна подтверждаться документально, так как если работники ФНС обнаружат отсутствие необходимой документации в компании, то если не будет доказательств объективных причин такой ситуации, то это может стать привести к наложению значительного штрафа.Например, если была кража на предприятии, то должны вызываться правоохранительные органы, которые выдадут руководителю фирмы соответствующий документ.Акт списания документов зависит от того, какая именно документация подлежит списанию.

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно ( (далее — Закон о бухучете); (далее — Закон об архивном деле); ; ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

  1. (далее — Положение));
  2. ;
  3. (далее — Перечень));
  4. (далее — Правила)).

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Директор ЗАО «Актив» Васильев /А.И.

Васильев/ Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение.

Акт может выглядеть так: ЗАО «Актив» Акт о выделении документов на уничтожение 21 марта 2002 года г.

Москва Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист А.Л. Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В.

4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996 год.

5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).

6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2 папки).

Оформляем акты на уничтожение документов

Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые:

    могут быть подвергнуты частичной обработке (сшиванию на 3 отверстия и уточнению заголовков) и могут учитываться в процессе хранения по номенклатуре дел подразделения.

Источник: http://domprava76.ru/prikaz-ob-unichtozhenii-buhgalterskih-dokumentov-obrazec-81741/

Образец акта на уничтожение документов

Приказ об уничтожении бухгалтерских документов образец

За годы работы любая компания накапливает лишнюю документацию, избавиться от которой правильно поможет акт об уничтожении документов.

Этот несложный в оформлении документ зафиксирует, от чего именно и каким образом избавилась фирма.

Рассказываем, в каких ситуациях и по каким причинам утилизируют утратившие силу бумаги, у кого есть такое право, что написать в акте об уничтожении и сколько его хранить.

Причины утилизации документов

Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации.

Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности. Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их.

Законная причина избавления от ненужных документов только одна — истёкший срок хранения.

Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку. Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий.

Учтите, что истечение срока хранения необязательно должно становиться причиной утилизации. Если документ требуется в работе, можно и нужно сохранить его.

Чтобы не загромождать архив лишними бумагами, рекомендуется своевременно уничтожать документы с истекшим сроком хранения

Порядок утилизации документов

Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации. Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).

На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:

  • заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
  • годы;
  • количество дел или листов;
  • сроки хранения;
  • в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.

Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.

Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени.

Шредер справляется с небольшими партиями бумаг, но его нужно отдельно покупать или арендовать.

Сдать часть архива специализированной компании, которая уничтожит его — самый простой вариант (если в передаваемых бумагах нет секретных данных или подрядчик гарантирует конфиденциальность).

Далее пишут отдельный акт или делают отметку, что документы уничтожены в уже подготовленных актах на уничтожение.

Обзор законодательства

У любой организации есть право разработать собственный порядок утилизации устаревшей части архива. В его основу стоит положить:

  • Закон об архивном деле.
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов.
  • Основные правила работы архивов организаций.

Необходимо соблюдать законодательно установленные сроки хранения разных категорий. Например, у бухгалтерских документов он не может быть меньше 5 лет с даты окончания отчётного периода. В остальном компании свободны в обращении с документацией, методах её утилизации и документальном оформлении.

Образец акта об уничтожении документов

Образец Акта об уничтожении документов

Рассмотрим образец акта на уничтожение документов. У него нет единой унифицированной формы, поэтому любое юридическое лицо вправе разработать свой вариант бланка. Рекомендуется отразить в шаблоне следующую информацию:

  • наименование и реквизиты фирмы;
  • наименование документа;
  • состав комиссии, приказ о её создании (номер и дата);
  • номер акта на уничтожение, который подготовили в архиве;
  • список утилизированной документации в виде таблицы, с указанием категории, сроков хранения и количества листов (папок, коробок, килограмм);
  • способ уничтожения;
  • дата;
  • подписи всех членов комиссии.

Скачать: Акт об уничтожении документов (образец заполнения) и Акт об уничтожении документов (пустой бланк)

Срок хранения актов об уничтожении

Другой важный вопрос — сколько составляет срок хранения актов об уничтожении документов. Время обязательного хранения таких документов составляет 5 лет, но рекомендуется сохранять их весь период существования компании. Дело в том, что подтверждение уничтожения того или иного акта, отчёта или договора может потребоваться даже через несколько лет. Например, в суде.

Заключение

Уничтожать архив предприятия с истёкшим сроком хранения может только специально созданная комиссия, которая проведёт экспертизу и подтвердит, что они утратили силу и не представляют ценности для компании.

Утилизация обязательно оформляется актом, в котором перечисляют, что именно и в каком виде уничтожено.

У такого акта нет унифицированной формы, но рекомендуется представлять информацию в виде таблицы с точным указанием наименований, годов и количества утилизированных документов.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/obrazets-akta-na-unichtozhenie-dokumentov.html

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

Приказ об уничтожении бухгалтерских документов образец

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про уничтожение бухгалтерской документации.

Сегодня вы узнаете:

  1. Что понимается под бухгалтерским документооборотом и каковы сроки хранения основных бухгалтерских документов;
  2. Почему нужно уничтожать документы;
  3. Как правильно и в какой форме оформить процедуру утилизации документов организации;
  4. Какие существуют способы уничтожения информации на бумажных и электронных носителях;
  5. Что может повлечь за собой утрату документа по вине работника. Виды дисциплинарных мер.

Любая компания, организация или индивидуальный предприниматель, независимо от формы собственности имеет свой документооборот. Но приходит время, когда новым документам не хватает места. Как быть в такой ситуации? Куда деть старые документы, сколько они должны присутствовать в бухгалтерии? Как уничтожить после истечения срока хранения?

Основания для уничтожения документов

Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.

В передвижении участвуют несколько видов документов:

  1. Официальные бумаги, которые созданы в данной организации, двигаются только в рамках ее и хранятся здесь же.
  2. Документы, разработанные в данной фирме, предназначенные для других фирм, подрядчиков. Их называют исходящими.
  3. Входящие, то есть разрабатываются другой компанией и должны храниться в деле получаемой организации.

Каждый документ в процессе работы предприятия подвергается ряду действий:

  • Передача от иного лица в бухгалтерию, или разработка в ходе хозяйственной операции;
  • Обработка каждого бухгалтером, то есть принятие, заполнение, разноска по счетам, если такое возможно;
  • Проверка оформления и заполнения вышестоящей организацией;
  • Сдача на хранение.

Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.

В последнее время очень распространен электронный документооборот. Бухгалтеру нужно помнить, что файлы, содержащие в себе тот или иной документ, или заархивированную базу программных продуктов, так же подлежат длительному хранению.

На все виды документов, которые нужно хранить какое-либо время, распространяются следующие регламентированные и нормативные документы, определяющие правила и сроки хранения в архиве:

  1. ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г.
  2. Решение Росархива от 06 февраля 2002 г, которое определяет правила хранения бланков в архиве.
  3. Статьи 24, 23, 89 налогового кодекса РФ, определяющие сроки хранения.
  4. Приказ Министерства культуры РФ № 558, от 25.08.10 г.

Вся документальная база, которая требует долгого хранения, может быть разделена на группы:

  • Первичная, к которой можно отнести формы по учету основных производственных фондов, товарно-материальных ценностей, по начислению заработной платы;
  • Отчетные документы, то есть конечные выходные формы сдачи отчетности в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. К отчетности можно также отнести акты ревизорских и аудиторских проверок;
  • Информационные сведения об организации, то есть это учетная политика, которая включает документы, регламентирующие ведение бухучета, кадровой работы, составление и оформление документооборота на предприятии.

Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.

Причина храненияСроки
Для целей бухучетаНе менее 5 лет. На обложке дела обязательно указывается месяц и год отработанных документов
Для целей налогового учетаСогласно налоговому кодексу, такие документы хранят от 4 лет и более
Все остальные документы, подтверждающие работу организацииНа протяжении всего периода работоспособности фирмы

Что же касается в разрезе каждого документа? Каковы же сроки хранения документов?

Например, контракты и доп. соглашения к ним хранятся пять лет и более, с даты окончания срока действия.

Доверенности, акты выполненных работ, ведомости по зарплате также находятся на хранении не менее пяти лет.

Но в случае отсутствия лицевых счетов по начислению зарплаты, то ведомости следует хранить более длительное время, даже до 75 лет, если такое предусмотрено в самой организации.

Есть документы, срок давности которых увеличивается до 75 лет.

К ним можно отнести:

  1. Документы, которые содержат в себе сведения о работниках, личные карточки, лицевые счета оплаты труда, договора, заключенные непосредственно с работниками.
  2. Бухгалтерская отчетность.
  3. Отчетность в органы ПФР, ФСС, Росстата по итогам за год. Квартальные отчеты должны присутствовать не менее 6 лет.

Сведения о наложенных штрафных санкциях хранятся не менее пяти лет.

Основной срок хранения всех документов достигает пяти лет, в некоторых случаях больше, но не меньше.

Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов

Выбрасывать или самостоятельно уничтожать любые бухгалтерские документы нельзя, так как информация, содержащаяся в них, может потребоваться при проверках аудиторскими компаниями.

Многие работодатели хранят у себя всю документальную базу, и не уничтожают ее даже после истечения пятилетнего срока, просто в силу незнания законов об уничтожении или сдачи в архив.

Рассмотрим подробно порядок уничтожения документов:

Уничтожение бухгалтерских документов – это важная процедура на предприятии, требующая особого внимания и оформления. Если она проведена не по закону, то организация может подвергнуться наложению административной ответственности, в некоторых случаях уголовной.

На уничтожение определяются только те документы и электронные файлы, которые «отпылились» свое время в архиве, то есть у них вышел срок хранения.

В первую очередь нужно определить документы по ценности. Для этого создается специальная экспертная комиссия, которая определяет важность каждого документа и возможность уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Для более правильной и комплексной оценки в комиссию приглашается сотрудник архива, главный бухгалтер, юрист, заместитель руководителя данной организации. Членами этого состава могут быть и независимые, то есть привлеченные извне люди с соответствующим образованием.

Руководитель пишет приказ о создании этой комиссии. Данная комиссия составляется единожды и действует всякий раз при списании документов на утилизацию.

В компетенцию экспертов входит:

  1. Составление реестра всей документации архива.
  2. Составление списка документов срок хранения которых истек и подлежащих к уничтожению.
  3. Составление акта на утилизацию.
  4. Если требуется, то взвешивают документационную макулатуру.
  5. Непосредственно присутствуют на процессе по ликвидации.

С помощью данных полномочий эксперты составляют акт, включающий список документов, подлежащих уничтожению. Как оформить уничтожение правильно?

Акт уничтожения бухгалтерских документов

Форма акта разрабатывается членами комиссии и подписывается каждым из них и директором, заверяется печатью организации. Четко проработанный список вносится в акт с указанием сроков начала постановки на хранение и сроков снятия с него.

Если единовременное снятие с хранения имеет большое количество бумажных информационных носителей, то их можно сдать в качестве вторичного сырья. Когда поблизости имеется приемочный пункт макулатуры, то с ним заключается договор на утилизацию макулатуры.

Далее, бумажная кипа отвозится на сдачу. Сотрудники такого пункта выписывают акт приема макулатуры с указанием веса бумаги и цены за килограмм, а также рассчитывается общая сумма. Денежные средства, полученные за ворох ненужной документации, приходуют на счетах предприятия.

Комиссия может принять решение об уничтожении вручную, то есть обычный разрыв бланков, если количество бумаги небольшое. Можно измельчить документы на специальном станке, который называется шредер. При пропускании листа бумаги через этот аппарат происходит разрезание на очень тонкие полосы, которые впоследствии можно сжечь, или подвергнуть химическому растворению.

При сжигании бумаги можно наткнуться на проблемы с пожарниками, поэтому лучше бумагу сдать на перерабатывающие комбинаты или пункты приема макулатуры.

Еще одним способом уничтожения как вариант, может быть растворение с помощью химических кислот или других химических продуктов, что также нанесет вред окружающей среде. Как правило, последний способ избавления от бумаги очень дорогостоящий.

Все действия по ликвидации бумаги отражаются письменно в акте об уничтожении документов, подписанным соответствующими членами экспертизы и присутствующими при процессе независимыми людьми.

Как уничтожаются электронные носители

Помимо бумажных носителей, информация может, да и хранится в последнее время все больше на электронных носителях. Электронные документы, как правило, хранятся на серверах крупных компаний или на головном компьютере небольшой организации.

Комиссия в том же составе производит процедуру по их выбраковыванию по принятой схеме. То есть определяется список файлов с истекшим сроком, подлежащих утилизации, затем происходит сама утилизация.

Для уничтожения электронной документации используют несколько способов:

  1. Размагничивание, это метод воздействия на носитель информации с помощью магнитного поля. Применяется в том случае если носитель выступает как отдельный элемент, например, аудио или видеокассета, флоппидиски (дискеты), жёсткие диски. Такая процедура приводит съемные носители к негодности и дальнейшее их применение невозможно.
  2. Стирание информации или его перезапись. Такой метод используют для повторного использования носителя. Электронные файлы стираются специалистами, это могут быть программисты или привлеченные специалисты в этой области, с сервера или с жесткого диска головного компьютера.
  3. Механическое уничтожение является самым надежным, так как визуально можно убедиться в результатах. Для этого способа используют химические реагенты, механическое повреждение носителей, сжигание или расплавление.

Весь ход действий должен отразиться в акте об уничтожении электронных файлов.

Главное, при уничтожении любого вида документов нужно следить, чтобы не осталось сохраненных копий, чтобы сохранилась конфиденциальность информации, не произошло уничтожение документов, необходимых для каких-либо длительных судебных дел.

Сроки уничтожения комиссия определяет сама, это время, за которое произойдет вся процедура по утилизации.

Что делать если документ утрачен

Бывают моменты, что по какой-либо причине документ может быть утрачен или потерян.

Такое может возникнуть при следующих форс-мажорных ситуациях:

  • Пожар;
  • Землетрясение, с полным разрушением здания, где храниться архив;
  • Наводнение;
  • Грабеж.

В таком случае документы положено восстановить по мере возможности, хотя такая процедура затруднительна и в ряде случаев невыполнима.

При наступлении стихийных бедствий и порче информационных носителей документооборота необходимо письменно зафиксировать этот прецедент. Такое письменное оформление позволит продлить время для восстановления информации.

Если порча или утрата произошла по вине сотрудника, то как быть в этой ситуации? С виновного нужно взять письменное объяснение факта и причины утраты, с помощью чего начальник решит, какие меры применить к работнику.

Такие меры регулируются ст. 193 трудового кодекса. Взыскание или другая дисциплинарная мера в отношении виновного оформляется приказам по личному составу, с последующим увольнением.

Штрафы по уничтожению документов

Если порча или утрата документа произошла по вине сотрудника, то на него можно наложить ответственность за уничтожение:

  1. Административная ответственность – может возникнуть при утере, или нарушении правил хранения документов, при утилизации раньше положенного срока, что может исказить финансовые показатели при проверках. На должностное лицо выписывается штраф в размере 2 – 3 тыс. руб.
  2. Налоговая – накладывается на каждый не предоставленный документ в ходе проверки до 200 руб., до 10 тыс. руб. на потерянные или уничтоженные документы за какой-либо налоговый период, до 30 тыс. руб. при порче за несколько периодов.
  3. Уголовная – если при проверке выявлено что при утере документов произошла неуплата налогов, то штраф возрастает от 100 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Должностному лицу, отвечающему за порчу документов, которая привела к грабежу государства, могут наложить арест на заработную плату на 1-2 года. Либо может быть произведен арест на 2 года с отстранением от занимаемой должности. Если уплата налогов не производилась в особо крупных размерах, то штрафные санкции составят от 200 тыс. руб. до 500 тыс. руб., арест зарплаты от 1 до 3 лет, или арест на 5 лет с отстранением на 3 года.

Руководитель обязан проследить чтобы утраченная документация была восстановлена. Так как при несоблюдении этого правила на фирму будет наложено наказание.

Вывод

Вся ответственность по ведению документооборота ложится на плечи главного бухгалтера. Именно он должен следить за своими подчиненными при составлении и ведении бухгалтерской отчетности в структурных единицах или определенных группах.

Удостоверившись в правильности документа, главбух сшивает дела и передает их на хранение в архив организации, с указанием срока хранения дела. После истечения этого срока создается специальная комиссия, которая определяет документы на уничтожение.

Такой порядок должен действовать в каждой фирме, иначе какие-либо упущения могут негативно отразиться на финансовых средствах должностных лиц или самой организации.

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/unichtozhenie-buhgalterskih-dokumentov/

Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:

  • Иванов И.И. – председатель комиссии;
  • Петров И.Н. – секретарь;
  • а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.

Верите в честность судов?

Шаг 3. Заполним табличную часть:

  • укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
  • укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
  • заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
  • номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
  • далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
  • запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
  • укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.

Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.

Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:

  • сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
  • квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).

источник: gosuchetnik.ru

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и налоговых деклараций. Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.

Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех юридических лиц действуют единые правила.

Причины уничтожения документов

Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

  • Порча документации в результате возгорания или затопления;
  • Хищение бумаг;
  • Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

В этой статье вы можете узнать, как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении и скачать ее образец.

Что представляет собой акт об уничтожении документов?

Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения. Документ содержит полный уничтоженных наименований. Обязательно указываются нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми ликвидирована та или иная бумага.

Акт об уничтожении документов утверждается и подписывается только после того, как будет окончена процедура фактического уничтожения документации.

Узнать, как составить акт проведения инвентаризации и скачать его образец, вы можете по ссылке.

Что нужно проверить при составлении акта?

  • Приведение полного перечня уничтоженной документации;
  • Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
  • Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

Что говорит законодательство?

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

  • В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
  • Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
  • Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

Госархивом установлены правила, регламентирующие хранение. Их перечень утвержден 6 октября 2006 года. Согласно данному нормативно-правовому акту, документы хранят:

  • Непродолжительное время – от одного года до пяти лет;
  • В течение длительных сроков (от 10 до 75 лет);
  • Некоторые документы вообще нельзя уничтожать.

Тип архива не имеет значения: документы могут храниться как в собственном, так и принадлежащем компании архиве.

Перечень устанавливает следующее:

  • Годовая налоговая отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
  • Годовая балансовая и бухгалтерская отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
  • «Первичка» (первичная учетная документация) хранится пять лет;
  • Кадровую документацию хранят в течение 75 лет. Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее.

Комиссия, сформированная в учреждении, отбирает документы, которые нужно хранить постоянно. Такой список составляется по возрастанию (от начала года к его окончанию). Четыре экземпляра этого списка подписывает руководитель.

Документы с бессрочным периодом хранения отправляются в государственный архив или помещаются в собственный. Каждый год составляется приказ с указанием ответственного за сохранность лица.

Акт об уничтожении документов – образец заполнения:

Образец акта об уничтожении документов ООО Рассвет.

Утилизация архивных документов

Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2015 года, с 1 января 2016 года можно начать процедуру уничтожения. Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.

Акт об уничтожении документов содержит множество дат, отображающих хронологию событий:

  • Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;
  • Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
  • Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;
  • Дата утверждения акта руководства;
  • На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
  • После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).

Акт утилизации документов – образец заполнения:

Образец акта утилизации документов ООО Шредер.

Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ – читайте здесь.

Порядок составления акта

Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).

Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

  • Наименование дела (общее название документа);
  • Крайние даты;
  • Номер документа по описи или номенклатуре;
  • Количество хранящихся экземпляров;
  • Период хранения;
  • Статьи согласно Перечню.

Как составить доверенность на право подписи документов и какие полномочия можно передать по этому виду доверенности, вы можете узнать в нашей новой публикации.

Сроки хранения

Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и бухгалтерскую отчетность трогать нельзя, это также касается различных балансов.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:

источник: m.ru

(15 3,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://filicheta2.ru/hozyaystvennoe-pravo/prikaz-ob-unichtozhenii-buhgalterskih-dokumentov-obrazets.html

Линия права
Добавить комментарий